WhatsApp Business ist eine kostenlose App, die speziell für Eigentümerinnen von Kleinunternehmen entwickelt wurde. Mit ihren Funktionen zur Automatisierung, Organisation und schnellen Beantwortung von Nachrichten erleichtert sie die Kommunikation mit Kund:innen.
Das bietet Ihnen die WhatsApp Business App
Ein Blick auf die aktuellen Funktionen der WhatsApp Business App verdeutlicht, wie sie die Unternehmenskommunikation verbessern kann.
1. Unternehmensprofil
Unter Ihrem Unternehmensprofil haben Sie die Möglichkeit, alle wichtigen Informationen wie die Geschäftsadresse, E-Mail-Adresse und Webseite aufzulisten. Ein professionelles und vollständiges Unternehmensprofil stellt nicht nur wichtige Informationen für Ihre Kundschaft bereit, sondern kann auch dazu beitragen, weniger Anfragen zu Details wie Geschäftszeiten zu erhalten.
2. Labels für einfache Organisation
Mit Hilfe von Labels können Sie Chats und Nachrichten leicht finden und organisieren. Diese Funktion sorgt für eine strukturierte und effiziente Verwaltung Ihrer Kommunikation.
3. Nachrichtentools für schnelle Antworten
Die Nachrichtentools ermöglichen es Ihnen, Ihrer Kundschaft schnell zu antworten. Dies trägt zu einer verbesserten Kundeninteraktion bei, was besonders in der heutigen Geschäftswelt von entscheidender Bedeutung ist.
Begrüßungsnachricht → Hier können Sie Ihre Datenschutzvereinbarung eintragen um DSGVO konform zu agieren.
Abwesenheitsnachricht → Eine Vorlage, die an Kund:innen gesendet wird z.B. außerhalb der Geschäftszeiten.
Schnellantworten → Hier haben Sie die Möglichkeit Vorlagen vorzubereiten, für Nachrichten die Sie häufiger versenden werden.
Um die WhatsApp Business App herunterzuladen, können Sie dies bequem über den Google Play Store oder den App Store tun. Beachten Sie dabei die Hinweise, die vor dem Download bereitgestellt werden.
Einrichtung der WhatsApp Business App
Die Einrichtung der WhatsApp Business App ist einfach und erfordert einige grundlegende Schritte.
1. Laden Sie die WhatsApp Business App vom Google Play Store herunter.
2. Geben Sie die Telefonnummer Ihres Unternehmens an und verifizieren Sie diese.
3. Geben Sie Ihren Unternehmensnamen ein und erstellen Sie Ihr Profil gemäß Ihren Unternehmensinformationen.
Tipp: Nach der Erstellung Ihres Profiles können Sie WhatsApp Business auch über Ihren Desktop nutzen. Wählen Sie “WhatsApp Web”, dort können Sie ein Endgerät hinzufügen
Anforderungen für die Registrierung
Um die App nutzen zu können, gibt es einige Anforderungen, die erfüllt werden müssen:
Die registrierte Telefonnummer muss Ihnen gehören.
Sie müssen Anrufe oder SMS auf der registrierten Telefonnummer empfangen können.
Stellen Sie sicher, dass Sie eine unterstützte Telefonnummer verwenden, um die Registrierung erfolgreich abzuschließen.
Bei Problemen während der Registrierung bietet die FAQ-Sektion von WhatsApp Business hilfreiche Schritte zur Problemlösung.
Best Practises bei der Nutzung von WhatsApp Business
Die effektive Nutzung von WhatsApp Business kann dazu beitragen, die Kommunikation mit Kunden zu verbessern und Ihr Kleinunternehmen erfolgreich zu präsentieren. Durch die Beachtung dieser Best Practices können Sie die Vorteile der Plattform optimal ausschöpfen.
1. Regelmäßige Aktualisierung des Profils
Überprüfen Sie Ihr Unternehmensprofil regelmäßig und stellen Sie sicher, dass alle Informationen wie Geschäftsadresse, E-Mail-Adresse und Webseite aktuell sind.
Ergänzen Sie alle relevanten Informationen in Ihrem Unternehmensprofil, einschließlich Beschreibung, Kategorie und Kontaktdaten. Ein vollständiges Profil vermittelt Vertrauen.
Achten Sie darauf, dass Ihr Profilbild und Titelbild ansprechend und repräsentativ sind. Diese visuellen Elemente vermitteln einen ersten Eindruck Ihres Unternehmens.
Falls Sie Produkte oder Dienstleistungen anbieten, überprüfen Sie regelmäßig Ihren Katalog. Fügen Sie neue Artikel hinzu oder aktualisieren Sie bestehende Informationen.
2. Schnelle Reaktion auf Nachrichten
Bemühen Sie sich, auf Kundenanfragen zeitnah zu antworten, idealerweise innerhalb von 24 Stunden. Schnelle Antworten tragen zur Kundenzufriedenheit bei.
3. Verwendung von Labels für Organisation
Nutzen Sie Labels, um Chats und Nachrichten zu kategorisieren. Dies erleichtert die spätere Suche und Organisation von Kommunikationsthemen.
Markieren Sie Neukunden, um diese von Bestandskunden auf einen Blick unterscheiden zu können.
4. Regelmäßige Überprüfung der Öffnungszeiten
Pflegen Sie Ihre Geschäftszeiten regelmäßig, auch an Feiertagen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kundschaft über Änderungen informiert wird, um Missverständnisse zu vermeiden.
5. Click-to-WhatsApp auf Instagram aktivieren
Verknüpfen Sie Ihren WhatsApp Business Account mit Ihrem Instagram-Profil, um den "Click-to-WhatsApp"-Button zu aktivieren. Dies erleichtert Kunden die Kontaktaufnahme. Eine Anleitung finden Sie weiter unten.
6. Datenschutzrichtlinien beachten
Achten Sie darauf, die Datenschutzrichtlinien von WhatsApp Business einzuhalten und sensiblen Daten angemessen zu schützen.
Bevor Sie einen Kunden einer Gruppe oder einem Channel hinzufügen, sollte der Kunde Sie zuerst kontaktiert haben oder seine Zustimmung erhalten.
Empfehlung: Weißen Sie in Ihrer Begrüßungsnachricht auf Ihre Datenschutzvereinbarung hin um DSGVO konform zu agieren.
7. Proaktive Kundenkommunikation
Informieren Sie Ihre Kundschaft über bevorstehende Aktionen, Angebote oder Events. Proaktive Kommunikation stärkt die Kundenbindung.
In der WhatsApp Business App können Sie zum Beispiel Stories, Broadcast-Listen oder Gruppenchats erstellen.
8. Regelmäßige Überprüfung von Verknüpfungen
Falls Sie Ihr Instagram-Konto mit WhatsApp Business verknüpft haben, überprüfen Sie regelmäßig die Verknüpfung und stellen Sie sicher, dass alle Funktionen reibungslos funktionieren.
9. Feedback sammeln
Ermutigen Sie Ihre Kunden, Feedback zu hinterlassen. Dies hilft Ihnen, Ihre Dienstleistungen zu verbessern und die Kundenzufriedenheit zu steigern.
Verknüpfung mit Instagram für verbesserte Kundeninteraktion
Die Möglichkeit, Ihren WhatsApp Business Account mit Ihrem Instagram-Profil zu verknüpfen, bietet zusätzliche Vorteile. Dies ermöglicht beispielsweise die Aktivierung des "Click-to-WhatsApp"-Buttons auf Ihrem Instagram-Profil, der die Kontaktaufnahme für Kunden erleichtert.
Die Verknüpfung zwischen WhatsApp Business und Instagram erfordert ein professionelles Konto für Ihr Unternehmen auf Instagram sowie die neuesten Versionen der mobilen Apps beider Plattformen.
Um Ihr Instagram-Konto mit Ihrem WhatsApp Business Account zu verknüpfen, folgen Sie diesen Schritten:
1. Öffnen Sie die WhatsApp Business App.
2. Bei Android-Geräten tippen Sie auf "Weitere Optionen", bei iPhones auf "Einstellungen".
3. Navigieren Sie zu "Unternehmenstools" und dann "Facebook und Instagram".
4. Wählen Sie "Instagram" aus und setzen Sie den Vorgang fort. Dadurch öffnet sich die Instagram-Anmeldeseite.
5. Geben Sie die Anmeldeinformationen für Ihr Instagram-Konto ein und tippen Sie auf "Anmelden". Alternativ können Sie sich auch über Ihr Facebook-Konto anmelden.
6. Falls Sie bereits über ein professionelles Instagram-Konto verfügen, setzen Sie den nächsten Schritt fort. Andernfalls müssen Sie Ihren Kontotyp aktualisieren.
7. Klicken Sie auf "Weiter".
8. Wählen Sie "Business" aus und setzen Sie den Vorgang fort, indem Sie auf "Weiter" tippen.
9. Bestätigen Sie Ihre Kontoinformationen und tippen Sie auf "Hinzufügen", danach klicken Sie "Zurück zu WhatsApp".
10. In der WhatsApp Business App wird Ihr verknüpftes Instagram-Unternehmenskonto nun oben unter "Facebook und Instagram" angezeigt.
Diese Verknüpfung ermöglicht eine nahtlose Integration zwischen Ihrem Instagram- und WhatsApp Business-Account und bietet Ihnen erweiterte Funktionen für die Kommunikation und Interaktion mit Ihren Kunden.