WhatsApp Business ist eine kostenlose App, die speziell für Eigentümer:innen von Kleinunternehmen entwickelt wurde. Mit ihren Funktionen zur Automatisierung, Organisation und schnellen Beantwortung von Nachrichten erleichtert sie die Kommunikation mit Kund:innen.
Das bietet dir die WhatsApp Business App
Ein Blick auf die aktuellen Funktionen der WhatsApp Business App verdeutlicht, wie sie die Unternehmenskommunikation verbessern kann.
1. Unternehmensprofil
Unter deinem Unternehmensprofil hast du die Möglichkeit, alle wichtigen Informationen wie die Geschäftsadresse, E-Mail-Adresse und Webseite aufzulisten. Ein professionelles und vollständiges Unternehmensprofil stellt nicht nur wichtige Informationen für deine Kundschaft bereit, sondern kann auch dazu beitragen, weniger Anfragen zu Details wie Geschäftszeiten zu erhalten.
2. Labels für einfache Organisation
Mithilfe von Labels kannst du Chats und Nachrichten leicht finden und organisieren. Diese Funktion sorgt für eine strukturierte und effiziente Verwaltung deiner Kommunikation.
3. Nachrichtentools für schnelle Antworten
Die Nachrichtentools ermöglichen es dir, deiner Kundschaft schnell zu antworten. Dies trägt zu einer verbesserten Kundeninteraktion bei, was besonders in der heutigen Geschäftswelt von entscheidender Bedeutung ist.
Begrüßungsnachricht → Hier kannst du deine Datenschutzvereinbarung eintragen, um DSGVO-konform zu agieren.
Abwesenheitsnachricht → Eine Vorlage, die an Kund:innen gesendet wird z.B. außerhalb der Geschäftszeiten.
Schnellantworten → Hier hast du die Möglichkeit, Vorlagen für Nachrichten vorzubereiten, die du häufiger versenden wirst.
Um die WhatsApp Business App herunterzuladen, kannst du dies bequem über den Google Play Store oder den App Store tun. Beachte dabei die Hinweise, die vor dem Download bereitgestellt werden.
Einrichtung der WhatsApp Business App
Die Einrichtung der WhatsApp Business App ist einfach und erfordert einige grundlegende Schritte.
Lade die WhatsApp Business App aus dem Google Play Store oder App Store herunter.
Gib die Telefonnummer deines Unternehmens an und verifiziere sie.
Gib deinen Unternehmensnamen ein und erstelle dein Profil mit den relevanten Unternehmensinformationen.
Tipp: Nach der Erstellung deines Profils kannst du WhatsApp Business auch über deinen Desktop nutzen. Wähle „WhatsApp Web“, dort kannst du ein Endgerät hinzufügen.
Anforderungen für die Registrierung
Um die App nutzen zu können, gibt es einige Anforderungen, die erfüllt werden müssen:
Die registrierte Telefonnummer muss dir gehören.
Du musst Anrufe oder SMS auf der registrierten Telefonnummer empfangen können.
Stelle sicher, dass du eine unterstützte Telefonnummer verwendest, um die Registrierung erfolgreich abzuschließen.
Bei Problemen während der Registrierung bietet die FAQ-Sektion von WhatsApp Business hilfreiche Schritte zur Problemlösung.
Best Practises bei der Nutzung von WhatsApp Business
Die effektive Nutzung von WhatsApp Business kann dazu beitragen, die Kommunikation mit Kunden zu verbessern und dein Kleinunternehmen erfolgreich zu präsentieren. Durch die Beachtung dieser Best Practices kannst du die Vorteile der Plattform optimal ausschöpfen.
1. Regelmäßige Aktualisierung des Profils
Überprüfe dein Unternehmensprofil regelmäßig und stelle sicher, dass alle Informationen wie Geschäftsadresse, E-Mail-Adresse und Webseite aktuell sind.
Ergänze alle relevanten Informationen in deinem Unternehmensprofil, einschließlich Beschreibung, Kategorie und Kontaktdaten. Ein vollständiges Profil vermittelt Vertrauen.
Achte darauf, dass dein Profilbild und Titelbild ansprechend und repräsentativ sind. Diese visuellen Elemente vermitteln einen ersten Eindruck deines Unternehmens.
Falls du Produkte oder Dienstleistungen anbietest, überprüfe regelmäßig deinen Katalog. Füge neue Artikel hinzu oder aktualisiere bestehende Informationen.
2. Schnelle Reaktion auf Nachrichten
Bemühe dich, auf Kundenanfragen zeitnah zu antworten, idealerweise innerhalb von 24 Stunden. Schnelle Antworten tragen zur Kundenzufriedenheit bei.
3. Verwendung von Labels für Organisation
Nutze Labels, um Chats und Nachrichten zu kategorisieren. Dies erleichtert die spätere Suche und Organisation von Kommunikationsthemen.
Markiere Neukunden, um sie auf einen Blick von Bestandskunden unterscheiden zu können.
4. Regelmäßige Überprüfung der Öffnungszeiten
Pflege deine Geschäftszeiten regelmäßig, auch an Feiertagen. Stelle sicher, dass deine Kundschaft über Änderungen informiert wird, um Missverständnisse zu vermeiden.
5. Click-to-WhatsApp auf Instagram aktivieren
Verknüpfe deinen WhatsApp Business Account mit deinem Instagram-Profil, um den „Click-to-WhatsApp“-Button zu aktivieren. Dies erleichtert Kunden die Kontaktaufnahme. Eine Anleitung findest du weiter unten.
6. Datenschutzrichtlinien beachten
Achte darauf, die Datenschutzrichtlinien von WhatsApp Business einzuhalten und sensible Daten angemessen zu schützen.
Bevor du einen Kunden einer Gruppe oder einem Channel hinzufügst, sollte der Kunde dich zuerst kontaktiert haben oder seine Zustimmung gegeben haben.
Empfehlung: Weisen in deiner Begrüßungsnachricht auf deine Datenschutzvereinbarung hin, um DSGVO-konform zu agieren.
7. Proaktive Kundenkommunikation
Informiere deine Kundschaft über bevorstehende Aktionen, Angebote oder Events. Proaktive Kommunikation stärkt die Kundenbindung.
In der WhatsApp Business App kannst du zum Beispiel Stories, Broadcast-Listen oder Gruppenchats erstellen.
8. Regelmäßige Überprüfung von Verknüpfungen
Falls du dein Instagram-Konto mit WhatsApp Business verknüpft hast, überprüfe regelmäßig die Verknüpfung und stelle sicher, dass alle Funktionen reibungslos funktionieren.
9. Feedback sammeln
Ermutige deine Kunden, Feedback zu hinterlassen. Dies hilft dir, deine Dienstleistungen zu verbessern und die Kundenzufriedenheit zu steigern.
Verknüpfung mit Instagram für verbesserte Kundeninteraktion
Die Möglichkeit, deinen WhatsApp Business Account mit deinem Instagram-Profil zu verknüpfen, bietet zusätzliche Vorteile. Dies ermöglicht beispielsweise die Aktivierung des „Click-to-WhatsApp“-Buttons auf deinem Instagram-Profil, der die Kontaktaufnahme für Kunden erleichtert.
Die Verknüpfung zwischen WhatsApp Business und Instagram erfordert ein professionelles Konto für dein Unternehmen auf Instagram sowie die neuesten Versionen der mobilen Apps beider Plattformen.
Um dein Instagram-Konto mit deinem WhatsApp Business Account zu verknüpfen, folge diesen Schritten:
1. Öffne die WhatsApp Business App.
2. Bei Android-Geräten tippe auf „Weitere Optionen“, bei iPhones auf „Einstellungen“.
3. Navigiere zu „Unternehmenstools“ und dann zu „Facebook und Instagram“.
4. Wähle „Instagram“ aus und setze den Vorgang fort. Dadurch öffnet sich die Instagram-Anmeldeseite.
5. Gib die Anmeldeinformationen für dein Instagram-Konto ein und tippe auf „Anmelden“. Alternativ kannst du dich auch über dein Facebook-Konto anmelden.
6. Falls du bereits über ein professionelles Instagram-Konto verfügst, setze den nächsten Schritt fort. Andernfalls musst du deinen Kontotyp aktualisieren.
7. Klicke auf „Weiter“.
8. Wähle „Business“ aus und setze den Vorgang fort, indem du auf „Weiter“ tippst.
9. Bestätige deine Kontoinformationen und tippe auf „Hinzufügen“, danach klicke auf „Zurück zu WhatsApp“.
10. In der WhatsApp Business App wird dein verknüpftes Instagram-Unternehmenskonto nun oben unter „Facebook und Instagram“ angezeigt.
Diese Verknüpfung ermöglicht eine nahtlose Integration zwischen deinem Instagram- und WhatsApp Business-Account und bietet dir erweiterte Funktionen für die Kommunikation und Interaktion mit deinen Kunden.